Die Aufbewahrung von Dokumenten ist elementar
Im wirtschaftlichen Bereich sind Aufzeichnungen über Kunden, Finanzen, Transaktionen, usw. unabdingbar. Sie dienen der Übersicht über das eigene Unternehmen. Genaue Abrechnungen können helfen, finanzielle Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen. Außerdem sind diese Daten wichtig für die Berechnung der Steuern durch das Finanzamt. Abhängig von der Unternehmensform sind ausführliche Angaben über Einnahmen und Ausgaben in der Steuererklärung gesetzlich vorgeschrieben. Nicht zuletzt dienen diese bei Unstimmigkeiten mit einem Kunden oder gar bei einem Rechtsstreit der Beweisführung.
Dementsprechend ist es nicht verwunderlich, dass es in Deutschland ganz genaue Richtlinien über die Lagerfristen dieser Daten gibt. Die gesetzlichen Regelungen lassen sich im Handelsgesetzbuch § 238 und § 257 und in der Abgabenordnung § 147 finden. Da Dokumente durchaus verschiedene Relevanz haben können, variieren die Lagerfristen abhängig von der Art und der Funktion der Daten.
Unternehmen Bei kaufmännischen Dokumenten gibt es drei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die abhängig von der Art des Schriftstückes sind.
Sechs Jahre müssen grundsätzlich alle Dokumente aufbewahrt werden, die eventuell in Frage gestellt oder in anderer Weise relevant werden könnten. Neben Abrechnungen, die kaufmännisch oder steuerlich wichtig sind, gilt dies vor allem für Handelsbriefe, Kopien und jegliche andere Geschäftspapiere. Dies kann übrigens auch für Privatpersonen wichtig sein. Wird beispielsweise ein Paket bei einem Privatverkauf versendet, sollte die Quittung für die Paketverfolgung ebenfalls sechs Jahre aufbewahrt werden. Im Streitfall lässt sich so die Beweisführung vereinfachen.
Die Lagerfrist für alle buchungsrelevanten Nachweise beträgt zehn Jahre. Dies sind unter anderem Jahresabschlussrechnungen, Handelsbücher, Rechnungen, aber auch Urkunden oder Hypotheken.
Gerichtsurteile oder Baupläne dürfen gar nicht vernichtet werden. Die Lagerfristen dieser Dokumente sind unbefristet.
Krankenhäuser und Ärzte Für Krankenhäuser gelten gesonderte Lagerfristen. Da Daten über den Verlauf und die behandlung von Krankheiten für die Versicherungen wichtig werden könnten, müssen einige Dokumente länger aufbewahrt werden, als die oben genannten Gesetzestexte es vorsehen. Gemäß der Röntgenverordnung müssen Röntgenaufnahmen bis zu 30 Jahre eingelagert werden. Gleiches gilt für Dokumente, die unter das Transfusionsgesetz fallen.
Ärzte, auch solche, die selbstständig praktizieren, müssen deshalb alle Behandlungen dokumentieren und in angelegten Patientenakten verwahren. Diese müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt erst mit Abschluss der Behandlung.
Entsorgung Besonders Informationen über die Krankengeschichte einer Person sind sehr sensibel. Deshalb dürfen die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Lagerfrist nicht einfach irgendwie vernichtet oder gar einfach weggeworfen werden. Auch für die Entsorgung dieser Daten gelten besondere Vorschriften. Es muss sichergestellt sein, dass die Dokumente nicht mehr rekonstruierbar sind. Dazu eignen sich am besten handelsübliche
Aktenvernichter, wobei darauf geachtet werden muss, dass die Papierreste nicht zu groß sind. Sonst besteht die Gefahr, dass die Dokumente von unbefugten Personen wieder zusammengesetzt werden können. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Reputation des Unternehmens oder des Arztes aus, sondern kann auch ernsthafte, datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.